A lavoro si consuma troppa carta, le 7 regole per un ufficio ‘paper free’

La filiera della carta è un comparto fondamentale per l’economia italiana: con i suoi 25 miliardi all’anno di fatturato, l’industria della carta genera business pari all’1,4% del Pil. Ma non solo. Grazie al tasso di utilizzo della carta da riciclare vicino al 60% e all’indice di riciclo degli imballaggi dell’80%, infatti, la filiera della carta è anche uno degli attori principali della transizione ecologica. I dati sul recupero della carta sono senza dubbio incoraggianti ma non sufficienti, poiché l’utilizzo (ma soprattutto lo spreco) di carta nel nostro Paese è ancora troppo elevato, specialmente nelle cosiddette situazioni ‘di routine’.

Tra queste, l’ufficio: in azienda, in particolare, si stima che ogni dipendente consumi fino a 70kg di carta all’anno e se consideriamo che solo alcune delle più grandi imprese italiane contano decine, se non centinaia di migliaia di dipendenti, il conto è presto fatto. Basti pensare che una tonnellata di carta utilizzata, equivale all’abbattimento di 17 alberi, al consumo di 440.000 litri di acqua e 3 barili di petrolio nonché alla produzione di 3m² di rifiuti.

E per raggiungere questi numeri bastano appena 15 dipendenti. La riflessione sullo spreco di carta negli ambienti lavorativi emerge da un’indagine svolta sulle oltre 5000 aziende clienti in tutta Europa da Yousign (www.yousign.com), la startup che sta portando i vantaggi della firma elettronica in Italia. Con la firma elettronica, la startup riesce a digitalizzare ogni mese oltre 2,5 milioni di documenti, con l’obiettivo di contribuire a ridurre l’uso della carta all’interno degli uffici e aiutarli, a lungo termine, a diventare del tutto ‘paper-free’.

Per rendere un ufficio quanto più ‘paper-free’ possibile i passi da compiere sono facili. Yousign ne ha stilato sette.

1. Non stampare o fotocopiare. E’ importante utilizzare la stampante o la fotocopiatrice solo quando strettamente necessario. Quasi sempre documenti, presentazioni e report possono essere proiettati su schermo e portati in riunione o meeting salvati su hard disk o chiavette usb. Il vantaggio in questo modo è doppio in termini di sostenibilità ambientale. Da un lato si riduce l’uso della carta e dall’altro si risparmia l’energia che servirebbe per il funzionamento dell’apparecchio.

2. Digitalizzare le comunicazioni (sia interne che esterne). Il Covid ha, involontariamente, dato una mano in questo senso, ma quante sono le volte in cui le aziende ‘comunicano’ sé stesse tramite brochure, fascicoletti informativi o altri materiali di carta? Non vale solo per la comunicazione pubblicitaria: la carta è molto presente anche nella comunicazione interna. Sostituiamo, quindi, la carta presente nelle aziende con dei monitor digitali per annunciare le novità al team (più moderni e versatili!) e, anche tra colleghi, proviamo a usare lavagne o strumenti digitali per la collaborazione, la gestione dei progetti o la messaggistica.

3. Digitalizzare i processi e la burocrazia interna. E’ un consiglio che fa il paio con quello sopra, ma riguarda stavolta tutta la “carta” richiesta da processi operativi e/o burocrazia. Spesso non ce ne rendiamo neanche conto, ma basta pensare a quanta carta producono, ad esempio, i dipartimenti Hr e quelli amministrativi, il legale, il procurement o la logistica. Una mole di scartoffie documentali che, in moltissimi casi, possono essere digitalizzati con l’adozione dei corretti strumenti informatici.

4. Se proprio bisogna stampare, meglio farlo fronte retro e su carta riciclata. Se non si può fare a meno di stampare, è fondamentale farlo su entrambi i lati del foglio, ottimizzando così il suo utilizzo. È importante, poi, controllare bene il documento prima di stamparlo per valutare se non ci siano parti che possono essere omesse e foto superflue da eliminare, così da risparmiare anche inchiostro e toner. Ultimo ma non meno importante, utilizzare solo carta riciclata certificata.

5. Appunti? Online o via app. Bando a bloc-notes, taccuini ed agende da scarabocchiare, magari durante una noiosa riunione di lavoro, soprattutto se online, come è spesso avvenuto in quest’ultimo anno. Per prendere appunti, ricordare scadenze e appuntamenti ci sono miriadi di app e programmi che permettono di tenere traccia di tutte le informazioni di cui abbiamo bisogno e ci fanno anche da segreteria per ricordarci le scadenze. Perché non approfittarne? L’ambiente ci ringrazierà.

6. Nei bagni meglio installare gli asciugatori a muro. Perché utilizzare la carta per asciugarsi le mani quando la tecnologia ci mette a disposizione asciugamani elettrici automatici che permettono non solo di azzerare il consumo di carta in bagno ma anche di migliorare l’igiene della toilette.

7. Raccolta differenziata. Potrà sembrare scontato ma anche in ufficio, così come a casa e nella vita quotidiana, è importante differenziare i rifiuti predisponendo appositi cestini per carta, plastica, vetro, secco e umido.